Hintergrund und Zielsetzung:‍

Die Stadt Langenfeld stand vor der Herausforderung, die Verwaltung ihrer schulischen Infrastruktur effizienter zu gestalten. Ziel war es, den gesamten technischen Bestand der Schulen zu inventarisieren und ein zentrales, transparentes Datenmanagement einzuführen. Damit sollten sowohl die Medienentwicklungsplanung als auch die Budgetplanung optimiert werden.

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Projektinhalte:

1. Umfassende Inventarisierung:
   • Erfassung des gesamten technischen Bestands (IT-Infrastruktur, Software, mediale Ausstattung) mit detaillierten Assetdaten (Seriennummern, Anschaffungskosten, Rechnungsnummern).
   • Einführung eines Raumkatasters zur raumscharfen, standortspezifischen Inventarisierung.
   • Automatisierte Aktualisierung des Bestands durch Regelaustausch-Funktionen.
2. Datenbasierte Planung:
   • Hinterlegung von Standardwerten für Kosten und technischen Details in einer zentralen Produktdatenbank.
   • Planung und Verwaltung von Maßnahmen, Budgetzuweisungen und Geräteaustausch basierend auf Geräte-Laufzeiten.
3. Kollaborative Funktionen:
   • Mandantenfähiges Berechtigungsmanagement für Schulen, Dienstleister und Ämter.
   • Förderung des Austauschs zwischen Stakeholdern durch Kommentarfelder und Direktbenachrichtigungen.

Erreichte Ergebnisse:

• Einführung eines zentralisierten Systems für eine transparente Datenhaltung, das heterogene Excel-Tabellen ersetzte.
• Effizientere Budget- und Maßnahmenplanung durch datenbasierte Analysen.
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Schulen, Verwaltung und Dienstleistern.

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Kundennutzen:

‍Die Lösung ermöglichte der Stadt Langenfeld eine transparente Steuerung ihrer schulischen Infrastruktur und erleichterte die langfristige Planung von Digitalisierungsvorhaben. Die intuitive Bedienbarkeit förderte die Akzeptanz der Software bei allen Beteiligten.